Política de Tratamiento de Información de Protocolos de Bioseguridad de la Pandemia por el Covid-19.

 

TOUR VACATION HOTELES AZUL SAS con domicilio en la ciudad de BOGOTÁ en la Dirección CARRERA 46 No. 94 - 73 Teléfono: 310 49 49 quien para efectos de esta política se denominara la empresa y su página web www.onvacation.com que a partir de este momento se denominara el Portal da a conocer la Política de Tratamiento de Información de Protocolos de Bioseguridad de la Pandemia por el Covid-19 (en adelante, «política») en sus instalaciones. El objetivo de esta política es establecer la posición de Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. en cuanto a la recolección, gestión, tratamiento y trasmisión de datos para el cumplimiento de Protocolos de Bioseguridad exigidos por el Ministerio de Salud y Protección Social para Mitigar, Controlar y Realizar el Adecuado Manejo del Riesgo de la Pandemia por el Covid-19 en todas las instalaciones de Tour Vacation Hoteles Azul SAS.
Esta política se aplica a todos los visitantes, posibles clientes, acompañantes, pasajeros, huéspedes, empleados, contratistas, proveedores, terceros, usuarios y quienes realizan visitas a cualquiera de las instalaciones de Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. y a todas las demás personas que ingresan a establecimientos de comercio de la Sociedad y funcionarios en Teletrabajo.
 
Esta política tiene en cuenta toda la legislación y las guías aplicables, entre las que se incluyen:
 
Constitución Política de Colombia de 1991. Derecho de Habeas Data.
La Ley 1581 del 17 de Octubre de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
Decreto 1377 de 2013, la cual reglamenta la Ley 1581 de 2012.
Circular Externa No. 008 DE 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Resolución 666 de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social.
Resolución 749 de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social.
Resolución 1285 de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social.
 
Finalidad de la Política
 
  • La recolección y/o tratamiento de información para almacenar, compartir, utilizar, procesar, recolectar, divulgar, transferir, transmitir los datos relacionados con el estado de salud, en cumplimiento de las disposiciones legales para la verificación y control del estado de salud para reporte a los prestadores de servicios de salud, autoridades sanitarias, ARL y EPS a nivel local, regional y nacional, en cumplimiento de los protocolos de Bioseguridad dispuestos por Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S.
  • Trasmisión de datos a las autoridades competentes designadas, prestadores de servicios de salud, autoridades sanitarias, ARL y EPS a nivel local, regional y nacional, para el seguimiento, tratamiento, verificación y asistencia del SARS Covid-19, y para rastreo de contactos y toma de acciones frente a la propagación, contagio y control de COVID-19
  • Seguimiento y control de los casos reportados con SARS Covid – 19, para minimizar los factores que pueden generar trasmisión de la enfermedad y control de capacidad de aforo dentro de las instalaciones de Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S.
  • Establecer una comunicación fluida, actual y reiterada en relación a los casos reportados con Covid-19 y generar los reportes necesarios e informar sobre un posible contagio para la toma de medidas necesarias y aislamiento preventivo para disminuir la trasmisión de la enfermedad, esta comunicación los visitantes, posibles clientes, acompañantes, pasajeros, huéspedes, empleados, contratistas, proveedores, terceros, usuarios y quienes realizan visitas a cualquiera de las instalaciones de Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. y a todas las demás personas que ingresan a establecimientos de comercio de la Sociedad y funcionarios en Teletrabajo autorizan expresamente sean enviadas a través de cualquier medio de comunicación, virtual, redes, mail, voz, SMS, y cualquier otro que se desarrolle para el envío masivo o personal de información, de los datos previamente suministrados en las planillas de registro.
  • Uso en entornos empresariales con fines de control para la supervisión del cumplimiento de la normativa sobre protocolos de Bioseguridad, seguridad, salud y prevención de riesgos laborales. Esta facultad de verificación tiene sus límites y no puede realizarse de manera que atente al derecho a la intimidad.
 
Derechos del Titular
 
  • Los derechos como titular del dato son los previstos en la Constitución y en la Ley 1581 de 2012, especialmente las siguientes:
  • Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
  • Solicitar actualización y rectificación de su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar pruebas de la autorización otorgada.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información.
  • Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes.
 
  • Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. cuyo domicilio principal es en la ciudad de Bogotá en la Carrera 46 No. 94 -73 ha dispuesto de la presente política a través del portal web https://www.onvacation.com
 
Procedimiento para Ejercer sus Derechos como Titulares de los Datos
 
Área a cargo de peticiones, consultas y reclamo de datos personales
  • El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es Servicio al Cliente.
  • La ley ha definido dos formas de ejercitar los derechos; la primera de ellas es consultas y la segunda es reclamos.
  • Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de esta.
  • Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos, señalando la nueva fecha en que será resuelta su consulta, la cual no será superior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de este. Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. podrá prorrogar el término de respuesta en casos especiales dando aviso al interesado. Este nuevo plazo no superará los ocho (8) días hábiles.
           
Canales de atención
 
  • Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. cuenta con un área de información destinada para asegurar la debida atención de requerimientos de los clientes, especialmente consultas y reclamos relativos a protección de datos, con el fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la Ley.
 
  • Es por esto, que los titulares de los datos personales pueden presentar sus consultas y reclamos a través de los siguientes canales: 
 
  • El Titular del dato y/o su representante tiene el derecho en cualquier momento de revocar la presente autorización y/o solicitar la supresión, actualización, rectificación y conocer de sus datos autorizados para el Tratamiento, comunicándose a las líneas telefónicas (1) 3848560 o la línea nacional 018000 121049 servicio al cliente, a través de la página https://pqr.onvacation.com/ o al correo electrónico atencionalcliente@onvacation.com, también puede enviar una carta en físico a la dirección CARRERA 46 No. 94 - 73 en Bogotá Dirigida al área de Servicio al Cliente Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. responderá a la solicitud en el plazo estipulado por la Ley 1581 de 2012. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se notificará oportunamente, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que será atendida.
 
  • Se debe tener en cuenta que la solicitud de retiro o supresión no procederá cuando exista el deber legal de mantenerlo en nuestra base de datos. Como ocurre, con la información requerida por las autoridades competentes para el seguimiento y control del SARS Covid-19.
 
  • Todos los canales anteriores cuentan con personal capacitado para el desempeño de sus funciones, así como los sistemas de control necesarios para que las novedades de información personal que los usuarios soliciten queden documentadas y puedan ser objeto de verificación.
 
  • No obstante, debe advertirse que Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. sólo enviará datos personales con motivo de la consulta o reclamo a las siguientes personas:
  • Al titular del  dato,  sus  causahabientes  o  sus  representantes  legales, siempre y cuando acrediten esta calidad tal como se mencionó en el acápite de definiciones del presente documento.
  • A las personas autorizadas por el titular del dato.
  • A las personas autorizadas por orden judicial o legal.
 
  • En este último supuesto, se debe atender a lo dicho por la Corte Constitucional en la sentencia C-748 de 2011 respecto a las solicitudes de información de entidades públicas o administrativas: 
  • La entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.
  • En segundo lugar, con la entrega de la información se le comunicará a la entidad pública o administrativa que en ella recae el deber de cumplir con las obligaciones y exigencias que le impone la ley 1581 de 2012, como responsable del tratamiento de datos, o encargado en ciertos casos. 
  • La entidad administrativa receptora debe cumplir todos los mandatos legales que frente al tema existan para la fecha de la recepción de la información, en especial los principios de – finalidad – uso legítimo – circulación restringida – confidencialidad y –seguridad.
 
Aplicación de canales establecidos para una pronta respuesta
  • Los titulares de los datos podrán conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en las bases de datos de Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S.
 
  • Las vías para ejercer los derechos de los titulares, están establecidas en cada una de las políticas de tratamiento que se encuentran inmersas en el Manual Integral de Gestión de Datos, sin embargo se advierte que los términos para su respuesta empezarán a contar a partir de que Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. tenga conocimiento efectivo de la solicitud del titular, si la petición fue recibida a través de los canales establecidos.
 
 
 
Requisitos, consultas y reclamos de datos personales
 
  • Sin importar el conducto que el titular elija para presentar su solicitud, esta debe estar dirigida a Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. y contar como mínimo con los siguientes ítems:
 
  • Contener la identificación del Titular (nombre y documento de identificación).
  • Contener la descripción de los hechos generadores de la consulta o reclamo.
  • El objeto de la petición.
  • Especificar la dirección de notificación del Titular, tanto física o electrónica (e- mail).  
  • Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)
 
  • En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.
 
  • Si el titular considera que la respuesta no satisface sus necesidades, cuenta con un término de quince (15) días hábiles a partir de la recepción de la misma para solicitar que se reevalúe en los casos en que esta haya sido desfavorable a sus intereses.
 
 
Autorizaciones a terceros
 
  • El titular deberá entregar a Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. de manera física o por medio de correo electrónico previamente registrado la debida autorización en la cual faculta a un tercero para que consulte, actualice o rectifique su información. Este requisito tiene el único fin de proteger y restringir el acceso de la información a terceros no autorizados. 
 
  • Esta autorización, deberá contener como mínimo lo siguiente:
  • Identificación del titular que autoriza
  • Copia de la cédula de ciudadanía del titular
  • Nombre y datos de identificación de la persona autorizada.
  • Tiempo por el cual puede consultar, actualizar o rectificar la información (solo una vez, por un año, por la duración de la relación jurídica, o hasta nueva orden, etc.).
  • Carácter voluntario y libre de la autorización.
 
Acciones Previas a Quejas Ante la Superintendencia de Industria y Comercio
 
En el evento en que se desee elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio referida a datos personales, los titulares de datos personales previamente deben haber agotado el  trámite de consulta o reclamo ante Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S., de acuerdo a las indicaciones anteriormente referidas, advirtiendo nuestra total disposición a atender sus inquietudes.
 
Vigencia
 
La presente política es efectiva desde el 20 de Agosto de 2020 por tres (3) años hasta el 19 de Agosto de 2023, periodo que será renovado automáticamente a menos que medie orden del Ministerio de Salud y Protección Social para la terminación del registro de bases de Datos para cumplimiento de protocolos de Bioseguridad para el control de la Pandemia SARS Covid-19 y/o solicitud del titular de la información para proceder a su supresión. Las bases de datos serán almacenadas de manera temporal de conformidad a las exigencias de las autoridades competentes.