POLÍTICA DE VIDEOVIGILANCIA

 

DECLARACIÓN SOBRE LA POLÍTICA

TOUR VACATION HOTELES AZUL SAS con domicilio en la ciudad de BOGOTÁ en la Dirección CARRERA 46 No. 94 - 73 Teléfono: 310 49 49 quien para efectos de esta política se denominara la empresa y su página web www.onvacation.com que a partir de este momento se denominara el Portal da a conocer la política de video vigilancia e informar que utiliza un circuito cerrado de televisión (en adelante, «CCTV») en sus instalaciones. El objetivo de esta política es establecer la posición de Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. en cuanto a la gestión, la operación y el uso del CCTV en sus instalaciones.

 

Esta política se aplica a todos los pasajeros, huéspedes, clientes, empleados, contratistas, monitoreados, terceros, usuarios y quienes realizan visitas a las instalaciones de Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. y a todas las demás personas cuyas imágenes puedan ser captadas por el sistema de CCTV.

 

Esta política tiene en cuenta toda la legislación y las guías aplicables, entre las que se incluyen:

 

  • Constitución Política de Colombia de 1991. Derecho de Habeas Data.

 

  • La Ley 1581 del 17 de Octubre de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

 

  • La Guía sobre Protección de Datos Personales en Sistemas de Video vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  1. FINALIDAD DEL CCTV

 

La captación y/o tratamiento de imágenes para garantizar la seguridad de bienes y personas es el principal fin perseguido por la Video vigilancia a través de CCTV. Sin embargo, la proliferación de estos sistemas amplía los ámbitos de aplicación.

 

La recolección de datos tomados por nuestro personal y las cámaras de video vigilancia (contenido que reposa en dispositivos de grabación especializados), tienen como finalidad dejar un registro del ingreso a las instalaciones del establecimiento en las que para el caso de las bitácoras de ingreso se plasman (nombre, No. de identificación, RH, nombre de persona de contacto y teléfono en caso de emergencia, información de EPS, ARL, información de los equipos de cómputo ingresados, cargo, área y nombre de jefe inmediato e imagen). Esta información en las bitácoras es custodiada mediante un control de acceso físico, y para el caso de los videos de seguridad, son protegidos por un control de acceso físico a los data center, centros de cableado, y racks de comunicaciones, y a su vez, estos dispositivos cuentan con un usuario y contraseña conocidos por los administradores tecnología correspondientes. Las imágenes y videos serán almacenados por un tiempo no mayor a quince (15) días calendario, y la información de las planillas será almacenada por un tiempo no mayor a dos (2) años, tiempo en el que será hará una disposición final a esta información física.

 

 A continuación, se enumeran los principales:

 

  • Uso con fines de seguridad de los bienes materiales y de las personas para proporcionar un entorno seguro y protegido relacionado a supervisión de situaciones de seguridad para los pasajeros, huéspedes, clientes, empleados, contratistas y visitas: Esta finalidad incluye la captación de imágenes para controlar la seguridad pública, seguridad vial, acceso a entornos privados, etc.

 

  • Uso en entornos empresariales con fines de control laboral, para la supervisión del cumplimiento de la normativa sobre seguridad, salud y prevención de riesgos laborales; la supervisión de cumplimiento de horarios de trabajadores de la compañía: En este caso, la utilización de las cámaras se destina a proporcionar información al empresario sobre el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales. Esta facultad de verificación tiene sus límites y no puede realizarse de manera que atente al derecho a la intimidad de los trabajadores.

 

  • Para la investigación de los incidentes relacionados con la protección de los menores.

 

  • Para prevenir la pérdida o los daños a los edificios y/o bienes de Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S.

 

  • Para ayudar en la prevención de delitos y colaborar con la Policía Nacional, Fiscalía, fuerzas y cuerpos de seguridad e investigación judicial en la detención de delincuentes.

 

  • Para evitar la violencia, el racismo, la xenofobia y la intolerancia en las actividades que se desarrollan en Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S.

 

  • Verificación de inventario y traslado del mismo, condiciones de recibo, estado y despacho.

 

  • Otros fines. El auge de estos sistemas ha propiciado su uso en otros ámbitos, tales como la promoción turística, la investigación, los estudios conductuales, etcétera.

 

  1. TRANSPARENCIA

 

Se instalarán carteles para informar a las personas que se encuentran en una zona en la que hay un CCTV en funcionamiento.

 

Se pondrá a disposición de las personas, previa solicitud, información transparente sobre el tratamiento del CCTV en forma de un Aviso de Privacidad en todas las recepciones, puntos de atención e información de la Sociedad.

 

  1. TRATAMIENTO DE LA IMAGEN COMO DATO PERSONAL

 

El  Tratamiento  de  datos  personales ha  sido  definido  como  “ cualquier operación  o conjunto  de  operaciones  sobre  datos  personales,  tales  como  la  recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión “. En el caso de la actividad de seguridad electrónica, específicamente se realiza tratamiento sobre datos personales consistentes en imágenes y eventualmente datos biométricos de personas determinadas o determinables, con operaciones como la captación, grabación, transmisión, almacenamiento, conservación o reproducción en tiempo real o posterior, entre otras. Dichas operaciones son consideradas como tratamiento de datos personales, y se encuentran sujetas al Régimen General de Protección de Datos Personales. 

 

El Régimen General de Protección de Datos Personales establece dos figuras ante el tratamiento de datos personales:

 

  1. El responsable del tratamiento, el cual es por definición, la persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. La ley le ha dispuesto diversas obligaciones a su cargo, en particular, para garantizar la protección de los derechos de los Titulares de información respecto de la recolección, almacenamiento, uso y disposición de sus datos personales. En la actividad de seguridad electrónica, dichos datos consisten en imágenes y datos biométricos de los titulares.

 

  1. El encargado del tratamiento, es un tercero, persona natural o jurídica distinta del responsable, que trata los datos personales por cuenta de este. En la actividad de Seguridad electrónica, en los casos de video vigilancia CCTV, cuando la implementación de los sistema de video vigilancia se realiza mediante un tercero, como son las empresas de vigilancia y seguridad privada que hacen uso, entre otros, de medios tecnológicos para la prestación de su servicio, estos terceros tienen la calidad de Encargado del Tratamiento y su cliente.

 

  1. TRATAMIENTO DE IMÁGENES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

 

El tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes debe respetar los derechos prevalentes de los mismos y solo se podrá realizar cuando (i) responda y respete su interés superior, y (ii) asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

 

Como Responsables del tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes, se presentan reglas especiales para su tratamiento, algunas de las cuales son: 

 

  • Contar con la autorización de los padres o representantes legales de los menores  y con la aquiescencia de estos, teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 

  • Informar a los padres o representantes legales acerca de la finalidad y el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales de los menores, así como los derechos que les asisten.

 

  • Limitar la recolección y demás tratamiento de las imágenes, de acuerdo con los que resulte proporcional y adecuado en consideración a la finalidad previamente informada.

 

  • Garantizar la seguridad y reserva de los datos personales de los menores.

 

  • Restringir el acceso y circulación de las imágenes, conforme a lo establecido en la ley.

 

Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. en su calidad de encargado del tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes, exigirá a los responsables el cumplimiento de sus deberes. 

 

  1. AUTORIZACIÓN.

 

Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento, las cuales pueden ejercer a través de conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización; exceptuando los casos definidos en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

 

Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.

 

Autorización expresa hace referencia a que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que Tour Vacaction Hoteles Azul S.AS realice el tratamiento de sus datos personales.

 

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S., tales como:

 

  • Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización.

  • De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.

  • Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su ingreso a las instalaciones de la empresa que cuentan con sistema de video vigilancia y avisos informando de su existencia. 

 

Frente a las autorizaciones en materia de sistemas de video vigilancia, ya que los mismos pueden implementarse en lugares como establecimientos de comercio, copropiedades, edificios, hoteles, stands, centros comerciales, entre otros, en todos los casos se informará a los Titulares de datos personales que se encuentran en una zona de video vigilancia y obtener su autorización para el tratamiento de los mismos. Para ello, se pueden utilizar señales o avisos distintivos en las zonas de video vigilancia, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de estos. Incluso se pueden emplear anuncios de audio. En los casos en que se realice grabación de audio también se informará sobre dicha situación a los Titulares.

 

Las señales o avisos de privacidad cuentan con la siguiente información, a saber: 

  • Información sobre quien es el Responsable del Tratamiento y sus datos de contacto

  • Indicación de los derechos como titulares

  • Indicación donde esta publicada la Política de video vigilancia y política de privacidad y confidencialidad datos personales – protección de datos.

 

  1. TITULARES DEL TRATAMIENTO

 

Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. realiza tratamiento de datos personales de categorías: públicos – semiprivados y privados, con excepción de algunos datos sensibles sobre los siguientes titulares:

 

a.         Trabajador

b.         Clientes

c.         Conductores

d.         Proveedor

e.         Terceros

f.          Cliente prospecto

g.         Peticionario

h.         Clientes retirados

i.          Aspirante a trabajador

j.          Ex trabajador

k.         Familiar del trabajador

l.          Aspirante a proveedor

m.        Proveedores inactivos

n.         Visitantes

o.         Cliente Monitoreado

p.         Trabajador Monitoreados

q.         Accionistas

r.         Miembros de junta directiva

s.         Aprendiz Sena

t.          Practicante 

u.         Pasajeros

v.         Huéspedes

w.        Funcionarios de entidades gubernamentales

x.         Usuarios

 

  1. DERECHOS DEL TITULAR

 

Sus derechos como titular del dato son los previstos en la Constitución y en la Ley 1581 de 2012, especialmente las siguientes:

  • Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

  • Solicitar actualización y rectificación de su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

  • Solicitar pruebas de la autorización otorgada.

  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información.

  • Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes.

 

  1. ACCESO A LAS IMÁGENES POR PARTE DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

 

Los titulares de la información están facultados para ejercer su derecho de acceso a las imágenes tratadas mediante sistemas de video vigilancia. Para lo anterior el titular que desee acceder a las imágenes, deberá incluir en su solicitud de consulta, además de los requisitos mencionados anteriormente, la fecha, hora y lugar, para facilitar la ubicación de la imagen y limitar al máximo la exposición de imágenes a terceros.

 

  1. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

 

Hay dos sistemas de CCTV en funcionamiento:

 

  1. Sistema Análogo el cual corresponde un sistema perimetral que abarca el perímetro externo e ingresos a los establecimientos de Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S.; este mismo sistema monitorea el interior en las zonas internas de los establecimientos, hoteles, oficinas en los pasillos.

  2. Sistema Digital por IP el cual corresponde a un sistema de grabación para las cajas de los diferentes establecimientos de Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S.

 

Cada sistema se ha instalado en una red de área local distinta a la que no se puede acceder externamente (los sistemas que tienen acceso externo son los previamente autorizados por el comité directivo de TOUR VACATION HOTELES AZUL S.A.S., con el fin de monitorear estas ubicaciones por procesos o casos especiales); para el acceso a las grabaciones interna o externamente, solo puede ser autorizada a través de la Gerencia de Tecnología y/o una persona delegada por esta gerencia.

 

  1. UBICACIÓN DE LAS CÁMARAS

 

Se tendrá en cuenta la proporcionalidad antes de plantearse la instalación de un CCTV, así como en lo que respecta al número de cámaras que se utilizarán y su tipo (análoga o IP), ya sean cámaras fijas o ciber domos. Todas las cámaras de CCTV se ubicarán de tal manera que cumplan las finalidades descritas en el apartado 2 anterior.

 

Las cámaras no se ubicarán, en la medida de lo posible, de tal modo que graben zonas que no esté previsto que sean objeto de vigilancia. Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. hará todo lo posible para garantizar que el CCTV externo capta la zona de calle mínima necesaria para cumplir las finalidades previstas.

 

Las cámaras no se ubicarán en zonas en las que las que las personas esperan tener un alto grado de privacidad, como vestuarios, baños o habitaciones.

 

  1. GESTIÓN Y ACCESO

 

El sistema perimetral de CCTV será gestionado por la Jefatura Administrativa y Gerencia de Tecnología de Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. en sus dispositivos especializados de grabación como encargados del tratamiento.

 

El CCTV no se conectará a una central receptora de alarmas ni a un centro de control externo sin que se haya efectuado una revisión previa de la configuración prevista, con las autorizaciones de acceso correspondientes.

 

Las imágenes grabadas almacenadas por los sistemas de CCTV análogo perimetral e interno, y digital por IP de las cajas, tendrán acceso restringido y solo podrán acceder a las mismas la gerencia de tecnología y/o jefatura de administración con supervisión de tecnología (o personas delegadas por estas), quienes dispondrán y autorizarán la reproducción y entrega de los videos que sean requeridos por otras áreas de la compañía, órdenes judiciales y administrativas y los titulares del dato.

 

Ninguna otra persona tendrá derecho a ver o a acceder a las imágenes del CCTV salvo según lo previsto en las condiciones de esta política en lo que respecta a la divulgación de las imágenes.

 

Los sistemas de CCTV cuentan con procesos de mantenimiento preventivo y de ser necesarios correctivos y son comprobados regularmente por el personal del área de tecnología para garantizar que funcionan de manera eficaz.

 

  1. ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN DE LAS IMÁGENES

 

Todas las imágenes grabadas por el sistema de CCTV se conservarán durante un periodo máximo de 15 días calendario.

 

Las imágenes solo se conservarán durante periodos más largos cuando sea necesario para una investigación en curso cumpliéndose con las obligaciones legales para ello y, en particular,  con la obligación de ponerlas a disposición de la autoridad competente en el plazo legalmente previsto.

 

En este caso, y solo con la autorización explícita del representante legal de Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. y/o el Delegado de protección de datos, las imágenes se conservarán mientras dure la investigación y el proceso judicial.

 

  1. MEDIDAS DE SEGURIDAD

 

Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. se asegurará de que existan medidas de seguridad apropiadas para prevenir la divulgación ilegal o accidental de las imágenes grabadas. Las medidas existentes incluyen:

 

La ubicación de los sistemas de grabación del CCTV en zonas de acceso restringido;

 

La encriptación o protección con contraseña del sistema de CCTV;

 

Políticas que limitan los permisos a ciertos perfiles en la compañía con la capacidad de hacer copias (administrador del sistema).

 

Todo el equipo de CCTV está configurado con credenciales de acceso que limitan el riesgo de acceso no autorizado a ellos.

 

Los puestos de acceso al visionado de las imágenes del CCTV estarán ubicados en salas seguras como el departamento de TI, los puestos de seguridad y la sala de juntas.

 

Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. mantiene registros de solicitudes y de todos los accesos a las imágenes del CCTV, incluyendo la fecha y la hora y la persona que ha accedido a las imágenes a través del Help Desk Software de ServiceTonic.

 

  1.  DIVULGACIÓN DE LAS IMÁGENES A LOS INTERESADOS O REPRESENTANTES DE LOS MENORES

 

Toda persona cuya imagen sea grabada por el CCTV tendrá la consideración de interesado a efectos de lo previsto en la Legislación en materia de protección de datos y tiene derecho a solicitar acceso a dichas imágenes.

 

Toda persona que solicite acceso a sus propias imágenes se considerará que ha realizado una solicitud de acceso a sus datos, de acuerdo con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 Régimen General de Protección de Datos. Esta solicitud se deberá enviar inmediatamente para que sea gestionada siguiendo el proceso establecido al correo atencionalcliente@onvacation.com dentro del periodo de conservación máximo expuesto en la presente política, se debe tener en cuenta que por capacidad de almacenamiento los diferentes establecimientos de Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. cuentan con periodos inferiores de almacenamiento al máximo expuesto.

 

Cuando se realice una solicitud de este tipo, la jefatura de administración y la gerencia de tecnología (o personas delegadas), revisarán las grabaciones del CCTV, respecto a los periodos de tiempo relevantes cuando proceda, de acuerdo con la solicitud.

 

Si la grabación únicamente incluye a la persona que ha realizado la solicitud, entonces se permitirá que esta persona vea la grabación, si la grabación contiene imágenes de menores de edad, prevalecerá en todo caso, la protección de los derechos y libertades del menor. En caso de que sea necesario, la divulgación solo será posible si las imágenes se pueden distorsionar o los representantes legales de los menores de edad, han dado su consentimiento para la divulgación de las imágenes o si han sido requeridos por alguna autoridad gubernamental

 

Se mantendrá un registro a través de Help Desk Software de ServiceTonic y plataforma OSIRIS, de todas las solicitudes de acceso en el que se especifique:

 

  • Cuándo se realizó la solicitud

  • El proceso seguido para determinar si las imágenes contenían a terceras personas.

  • Las consideraciones relativas a si se permite el acceso a dichas imágenes o no y en este caso, las razones motivadas para ello.

  • Las personas a las que se ha permitido ver las imágenes y cuándo.

  • Si se facilitó una copia de las imágenes y, de ser así, a quién, cuándo y en qué formato.

 

  1.  PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS COMO TITULAR DE LOS DATOS

 

ÁREA ENCARGADA DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS DE DATOS PERSONALES

 

El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es el Área de Servicio al Cliente.

 

La ley ha definido dos formas de ejercitar los derechos; la primera de ellas consultas y la segunda reclamos.

 

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de esta.

 

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos, señalando la nueva fecha en que será resuelta su consulta, la cual no será superior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de este. Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. podrá prorrogar el término de respuesta en casos especiales dando aviso al interesado. Este nuevo plazo no superará los ocho (8) días hábiles.

 

 

CANALES DE ATENCIÓN

 

Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. cuenta con un área de información destinada para asegurar la debida atención de requerimientos de los clientes, especialmente consultas y reclamos relativos a protección de datos, con el fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la Ley.

 

Es por esto, que los titulares de los datos personales pueden presentar sus consultas y reclamos a través de los siguientes canales:

 

•          El cliente y/o usuario tiene el derecho en cualquier momento de revocar la presente autorización y/o solicitar la supresión, actualización, rectificación y conocer de sus datos autorizados para el Tratamiento, comunicándose al correo electrónico atencionalcliente@onvacation.com, también puede enviar una carta en físico a la dirección CARRERA 46 No. 94 - 73 en Bogotá Dirigida al departamento de SERVICIO AL CLIENTE Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. responderá a la solicitud en el plazo estipulado por la Ley 1581 de 2012. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se notificará oportunamente, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que será atendida.

 

Se debe tener en cuenta que la solicitud de retiro o supresión no procederá cuando exista el deber contractual o legal de mantenerlo en nuestra base de datos. Como ocurre, con la cartera pendiente de recaudo.

 

Todos los canales anteriores cuentan con personal capacitado para el desempeño de sus funciones, así como los sistemas de control necesarios para que las novedades de información personal que los usuarios soliciten queden documentadas y puedan ser objeto de verificación.

 

No obstante, debe advertirse que Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. sólo enviará datos personales con motivo de la consulta o reclamo a las siguientes personas:

•          Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales, siempre y cuando acrediten esta calidad tal como se mencionó en el acápite de definiciones del presente documento.

•          A las personas autorizadas por el titular del dato.

•          A las personas autorizadas por orden judicial o legal.

En este último supuesto, se debe atender a lo dicho por la Corte Constitucional en la sentencia C-748 de 2011 respecto a las solicitudes de información de entidades públicas o administrativas:

 

La entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.

 

En segundo lugar, con la entrega de la información se le comunicará a la entidad pública o administrativa que en ella recae el deber de cumplir con las obligaciones y exigencias que le impone la ley 1581 de 2012, como responsable del tratamiento de datos, o encargado en ciertos casos.

 

La entidad administrativa receptora debe cumplir todos los mandatos legales que frente al tema existan para la fecha de la recepción de la información, en especial los principios de – finalidad – uso legítimo – circulación restringida – confidencialidad y –seguridad.

 

SEGUIR LOS CANALES ESTABLECIDOS ES EL CAMINO A UNA PRONTA RESPUESTA

 

Los titulares de los datos podrán conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en las bases de datos de Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S.

 

Las vías para ejercer los derechos de los titulares, están establecidas en cada una de las políticas de tratamiento que se encuentran inmersas en el Programa Integral de Gestión de Datos, sin embargo se advierte que los términos para su respuesta empezarán a contar a partir de que Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. tenga conocimiento efectivo de la solicitud del titular, si la petición fue recibida a través de los canales establecidos.

 

REQUISITOS CONSULTAS Y RECLAMOS DE DATOS PERSONALES

 

Sin importar el conducto que el titular elija para presentar su solicitud, esta debe estar dirigida a Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. y contar como mínimo con los siguientes ítems:

 

-Contener la identificación del Titular (nombre y documento de identificación).

-Contener la descripción de los hechos generadores de la consulta o reclamo.

-El objeto de la solicitud.

-Especificar la dirección de notificación del Titular, tanto física o electrónica (e- mail).

-Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)

 

En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.

 

NOS PREOCUPAMOS POR SU SATISFACCIÓN

 

Si el titular considera que la respuesta no satisface sus necesidades, cuenta con un término de quince (15) días hábiles a partir de la recepción de esta para solicitar que se reevalúe en los casos en que esta haya sido desfavorable a sus intereses.

 

 AUTORIZACIONES A TERCEROS

 

El titular deberá entregar a Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. de manera física o por medio de correo electrónico previamente registrado la debida autorización en la cual faculta a un tercero para que consulte, actualice o rectifique su información. Este requisito tiene el único fin de proteger y restringir el acceso de la información a terceros no autorizados.

 

Esta autorización, deberá contener como mínimo lo siguiente:

1.         Identificación del titular que autoriza

2.         Copia de la cédula de ciudadanía del titular

3.         Nombre y datos de identificación de la persona autorizada.

4.         Tiempo por el cual puede consultar, actualizar o rectificar la información (solo una vez, por un año, por la duración de la relación jurídica, o hasta nueva orden, etc.).

5.         Carácter voluntario y libre de la autorización.

 

  1. DIVULGACIÓN DE LAS IMÁGENES A TERCEROS

 

Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. solo divulgará las imágenes del CCTV a terceros cuando tenga permitido hacerlo de acuerdo con la Legislación en materia de protección de datos.

 

Las imágenes del CCTV solo se divulgarán a las autoridades encargadas de garantizar el cumplimiento de la ley de acuerdo con las finalidades para las que existe el sistema de CCTV.

 

Si se recibe una solicitud de divulgación de imágenes del CCTV por parte de una autoridad encargada de garantizar el cumplimiento de la ley (Fiscalía, policía Judicial, Cuerpos de Investigación, Jueces o Tribunales), en ese caso el Representante Legal deberá seguir el mismo proceso indicado más arriba en relación con las solicitudes por parte de los interesados. En estos casos, Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. comprobará que dichas solicitudes se realizan de forma motivada y que la entrega de las imágenes sea proporcional a la finalidad del requerimiento.

 

Se debe registrar la información anterior en relación con cualquier divulgación.

 

Si un tribunal dicta una orden para la divulgación de las imágenes del CCTV, la misma habrá de ser cumplida. No obstante, hay que examinar cuidadosamente lo que exige exactamente la orden del tribunal.

 

  1. REVISIÓN DE LA POLÍTICA Y DEL SISTEMA DE CCTV

 

Esta política se revisará cada año y en todo caso, siempre que se produzcan cambios legislativos que lo hagan conveniente.

 

El sistema de CCTV y la evaluación de impacto sobre la privacidad relativa al mismo se revisarán cada año por el Comité Integral de Datos, o antes si se produjera un cambio importante en la instalación o configuración del sistema que lo haga conveniente.

 

  1. USO INDEBIDO DE LOS SISTEMAS DE CCTV

 

El uso indebido del sistema de CCTV podría constituir un delito penal.

 

Todo funcionario de Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S. que incumpla esta política podrá ser objeto de sanciones disciplinarias.

 

  1. VIGENCIA

 

La presente política de video vigilancia es efectiva desde el día de su publicación por diez (10) años hasta el 31 de diciembre de 2023 periodo que será renovado automáticamente a menos que medie solicitud del titular de la información para proceder a su supresión. Las bases de datos de las imágenes y videos serán almacenadas por un tiempo máximo de 5 días calendario, con excepción de los equipos que permitan tener una duración superior siento este quince (15) días calendario, la información de las planillas será almacenada por un tiempo no mayor a dos (2) años, tiempo en el que será hará una disposición final a esta información física.